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Verfahrensdokumentation GoBD und smarte Lösungen für Kanzleien und Unternehmen

 

 

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DURCH DIE GOBD HABEN SICH DIE ANFORDERUNGEN AN DIE BUCHHALTUNG VERSCHÄRFT!

Die GoBD verlangen von jedem Unternehmen eine vollständige Verfahrensdokumentation. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten und bei einer Betriebsprüfung zu einer Zuschätzung von Umsätzen führen.

Die smartdocu® Verfahrensdokumentation wurde speziell dafür entwickelt, die komplexen Anforderungen der GoBD auf einfache Weise umsetzbar zu machen, um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein und zusätzlich die Organisationsabläufe zu verbessern.

Mit der cloudbasierten  Softwarelösung smartdocu® können Verfahrensdokumentationen schnell, intuitiv und kollaborativ erstellt werden.

smartdocu für Steuerkanzleien
smartdocu für Unternehmen
Bei den GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Sie wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

Am 28.11.2019 wurde eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, die einige Änderungen und Überarbeitungen beinhaltet, aber von der Struktur her mit der Vorgängerversion identisch ist. Durch die GoBD werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Die GoBD weisen an vielen Stellen auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hin.

Sie können sich die kompletten GoBD direkt hier auf den offiziellen Seiten des BMF herunterladen.

Bei einer Verfahrensdokumentation geht es primär um die Transparenz im Bereich der IT-gestützten Buchführung, inklusive der vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die zu Grunde liegende IT-Infrastruktur und deren Benutzerrollen sowie die Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Sie wird bei einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung verlangt, um den Betriebsprüfern nachvollziehbar zu machen, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten oder Belege erzeugt, verarbeitet und archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation kann aus mehreren Teildokumenten bestehen und beschreibt den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der digitalen und papierhaften Belegverarbeitung.

Vergleichen kann man die Verfahrensdokumentation mit einem Handbuch für den Betriebsprüfer, damit dieser Ihrer steuerrelevanten Abläufe und Datenverarbeitungssysteme besser verstehen und durchdringen kann.

Eine Verfahrensdokumentation dient jedoch insbesondere auch dazu, die buchhaltungsrelevanten Abläufe im Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent und verbindlich zu machen.

Weitere Infos zum Thema Verfahrensdokumentation nach GoBD finden sich zusätzlich auf Wikipedia.

Die Finanzverwaltung fordert von jedem Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, der seine Buchhaltung bzw. die vor- und nachgelagerten Tätigkeiten ganz oder teilweise IT-gestützt abwickelt, die Vorlage einer Verfahrensdokumentation. Es ist nicht relevant, ob dieser zu einer einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet ist. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige. Also jeden, der auf irgendeine Weise Gewinneinkünfte erzielt.
Garantierte Zeitersparnis

Garantierte Zeitersparnis

Garantierte Zeitersparnis
smartdocu ist so konzipiert, dass Sie möglichst wenig Aufwand mit der
Erstellung der Verfahrensdokumentation haben.

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Selbsterklärender Interviewleitfaden

Selbsterklärender Interviewleitfaden
Integrierte Intelligenz führt den Anwender durch die für seinen Betrieb relevanten Bereiche der GoBD.
 
Die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund.

Inhalte nach GoBD-Anforderungen

Inhalte nach GoBD-Anforderungen

Inhalte nach
GoBD-Anforderungen
Die smartdocu Verfahrensdokumentation
beinhaltet Musterbeschreibungen für die relevantesten Hard- und Softwaresysteme.

Cloud-Lösung

Cloud-Lösung

Cloud-Lösung
smartdocu ist eine Cloud-Lösung, die in sicheren deutschen Rechenzentren
bereitgestellt wird. Einsatzbereit innerhalb kürzester Zeit.
 
Mandant und Steuerkanzlei können problemlos gemeinsam an der Erstellung der Verfahrensdokumentation arbeiten.

 

Warum smartdocu?

smartdocu® macht komplexe Themen leichter.

Unser Ziel: Innovative und intuitive Lösungen für die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant.

Neben der Verfahrensdokumentation bietet smartdocu® aktuell weitere smarte Module:

die Einkommensteuer-Vorerfassung

sowie die digitale Notfallakte.

Unser Modul "Einkommensteuer-Vorerfassung" wird zeitnah eine DATEV-Schnittstelle zu DATEV Meine Steuern erhalten.

Und die Entwicklung geht weiter! Geplant ist außerdem ein Portal zum smarten Belegaustausch zwischen Steuerkanzlei und Mandant.

Warum smartdocu®?

 

Funktionen von smartdocu verfahrensdokumentation

 

Integrierte Intelligenz

Ein selbsterklärender Interviewleitfaden führt durch alle relevanten Bereiche der GoBD -  die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund.

Moderne Technologie und integrierte Programmintelligenz machen unsere Verfahrensdokumentation passend für kleine und größere Unternehmen verschiedener Branchen.

 

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smarte Möglichkeiten und mehr

  • Integrierte Berichtsvorschau
  • Integrierte Vorlagenfunktion
  • Benutzerverwaltung mit änderbarem Rollen- und Rechtekonzept
  • Automatische Versionierung der erstellten Dokumentationen
  • Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren
  • Regelmäßige Weiterentwicklung
  • Einsetzbar auf allen Endgeräten

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Unsere Expertise für Ihre Sicherheit

Das Team hinter smartdocu® vereint die langjährige Erfahrung aus den Bereichen Steuerberatung, Unternehmensberatung und IT, gepaart mit der Expertise aus der Luft- und Raumfahrttechnik. Unser Ziel ist es, die Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant durch intelligente Lösungen smarter zu machen.

Kontaktieren Sie uns heute
Ein Auszug unserer Referenzen
Berata-1 hmd-1 10_kompetenzzentrumLogo-1
Wir sind uns sicher, dass smartdocu es Steuerberatern ermöglicht, ihre Mandanten und Prozesse besser kennenzulernen.
Tobias_Heinrich
Tobias Heinrich
Vertriebsleiter, HMD Software AG
Wir können gemeinsam schnell und einfach mit unseren Mandanten eine Verfahrensdokumentation erstellen.
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Sarah Frank
Steuerassistentin, Berata GmbH Steuerberatungsgesellschaft
Wir mussten unseren Mandanten eine bezahlbare Lösung anbieten, die sich auch für uns rechnet und haben in smartdocu ein tolles Produkt gefunden.
Stefan_Hetsch
Stefan Hetsch
Steuerberater & Wirtschaftsprüfer, Kanzlei Hetsch
Die technische Innovation und die fachliche Kompetenz von smartdocu bringen für alle den meisten Mehrwert.
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Christian Heidler
Vorstand, HMD Software AG

Was sagen unsere Kunden und Anwender?

 

Tobias Heinrich

Vertriebsleiter, HMD Software AG

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Sarah Frank

Steuerassistentin, Berata GmbH Steuerberatungsgesellschaft

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Stefan Hetsch

Steuerberater & Wirtschaftsprüfer, Kanzlei Hetsch

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Christian Heidler

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Das rote Tuch: Die GoBD konforme Verfahrensdokumentation

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Die Tücken der Digitalisierung