Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation

• Was sind die GoBD?

  Bei den GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

  Sie wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

  Am 28.11.2019 wurde eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, die einige Änderungen und Überarbeitungen beinhaltet, aber von der Struktur her mit der Vorgängerversion identisch ist. Durch die GoBD werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

  Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

  Die GoBD weisen an vielen Stellen auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hin.

  Sie können sich die kompletten GoBD direkt hier auf den offiziellen Seiten des BMF herunterladen.

• Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

  Bei einer Verfahrensdokumentation geht es primär um die Transparenz im Bereich der IT-gestützten Buchführung, inklusive der vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die zu Grunde liegende IT-Infrastruktur und deren Benutzerrollen sowie die Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Sie wird bei einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung verlangt, um den Betriebsprüfern nachvollziehbar zu machen, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten oder Belege erzeugt, verarbeitet und archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation kann aus mehreren Teildokumenten bestehen und beschreibt den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der digitalen und papierhaften Belegverarbeitung.

  Vergleichen kann man die Verfahrensdokumentation mit einem Handbuch für den Betriebsprüfer, damit dieser Ihrer steuerrelevanten Abläufe und Datenverarbeitungssysteme besser verstehen und durchdringen kann.

  Eine Verfahrensdokumentation dient jedoch insbesondere auch dazu, die buchhaltungsrelevanten Abläufe im Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent und verbindlich zu machen.

  Weitere Infos zum Thema Verfahrensdokumentation nach GoBD finden sich zusätzlich auf Wikipedia.

• Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

  Die Finanzverwaltung fordert von jedem Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, der seine Buchhaltung bzw. die vor- und nachgelagerten Tätigkeiten ganz oder teilweise IT-gestützt abwickelt, die Vorlage einer Verfahrensdokumentation. Es ist nicht relevant, ob dieser zu einer einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet ist. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige. Also jeden, der auf irgendeine Weise Gewinneinkünfte erzielt.

• Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation?

  Die GoBD verlangen, dass die Verfahrensdokumentation den Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie die Ergebnisse der steuerrelevanten Datenverarbeitungsverfahren vollständig beschreiben soll. Dies betrifft sowohl den Einsatz von Hard- als auch von Software, inklusive aller Vor- und Nebensysteme, die mit buchhaltungsrelevanten Daten in Zusammenhang stehen. Beschrieben werden muss somit zum einen der organisatorische Prozess als auch die im Buchhaltungsprozess eingesetzten IT-Systeme und deren Schnittstellen.

   Die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind:

  Allgemeine Beschreibung der Organisation des Unternehmens

  • Wie sind die Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten geregelt?
  • Welche Tätigkeitsbereiche bzw. Funktionen existieren im Unternehmen?
    
    

  Anwenderdokumentation

  • Welche Bedienungsanleitungen für die sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme existieren?
  • Wie wird der Bearbeitungsprozess beschrieben?
  • Welche Arbeitsanweisungen bestehen?
  • Welche Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsregelungen bestehen?
    
    

  Technische Dokumentation Beschreibung der EDV-Umgebung

  • Welche Software wird an welchen Standorten genutzt?
  • Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz?
  • Welche Daten-Strukturen bestehen?
  • Wie arbeiten die einzelnen EDV-Bereiche (z. B. Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen?
  • Welche Parameter-Einstellungen der Programme wurden vorgenommen?
  • Wurden spezifische Anpassungen der Software vorgenommen?
  • Wie wird der Datenzugriff für die Finanzverwaltung sichergestellt?
  • Welche programmierten Verarbeitungsregeln existieren?
    
    

  Betriebsdokumentation

  • Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?
  • Welche Rollen und Benutzergruppen gibt es?
  • Welches Berechtigungskonzept besteht?
  • Wie ist das Freigabeverfahren für neue Software geregelt?