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smartdocu Solutions GmbH

Willkommen im smartdocu Hilfebereich!

Administration smartdocu - Allgemeines

Hier erhalten Sie Hilfe zur allgemeinen Bedienung der smartdocu Software.

Verfahrensdokumentation (in Kürze)

ESt-Vorerfassung (in Kürze)

Portal (in Kürze)

Digitale Notfallakte (in Kürze)

smartdocu bietet Ihnen die Möglichkeit, Mandanten mit allen wichtigen Stammdaten individuell anzulegen. Um einen Mandanten anzulegen, klicken Sie in der Anwendung oben rechts auf Einstellungen (Zahnrad) und anschließend auf „Mandanten“ in der Administrations-Übersicht am linken Bildschirmrad. Über die Schaltfläche „Neuer Mandant“ können Sie nun relevante Stammdaten im System hinterlegen.

 

Wichtig: Zur Anlage eines Mandanten müssen Sie nicht alle Felder befüllen, sondern lediglich den Mandantennamen (Firma) sowie die Mandantennummer eintragen.

 

Hinweis: Übrigens können Sie auch ganz bequem Mandanten aus Ihrer Kanzlei-Software in smartdocu importieren. Der Import erfolgt über die Schaltfläche „Mandanten importieren“, die Sie über den gleichen Weg erreichen (Einstellungen → Mandanten).

 

Detaillierte Informationen zum Anlegen eines Mandanten sowie zum Import von Mandantenstammdaten erhalten Sie auf Seite 8 der smartdocu Bedienungsanleitung.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfolgt meist in Zusammenarbeit zwischen Berater und Mandant. Das bedeutet, nicht nur Sie als Berater benötigen einen Zugang zur Verfahrensdokumentation, sondern auch Ihre Mandanten. In smartdocu können Sie sowohl Mitarbeitern und Mandanten als auch externen Dienstleistern (z.B. IT-Dienstleister) kostenfrei einen entsprechenden Zugang einrichten, indem Sie diese als Benutzer anlegen. Hierbei stehen Ihnen drei verschiedene Wege zur Verfügung:

 

1. Anlegen von Benutzern über die Einstellungen

Klicken Sie auf dem Startbildschirm oben rechts auf das Zahnrad. Es öffnet sich links die Administrations-Übersicht. Klicken Sie anschließend auf „Benutzer“ und dann auf die Schaltfläche „Neuer Benutzer“ (rechts oben in der Anwendung).

  • Falls nötig, können Sie die Zugriffsmöglichkeit des Nutzers terminlich begrenzen und dort ein „Ablaufdatum“ hinterlegen.
  • Sie können Benutzern, die über die Einstellungen angelegt werden, bei Bedarf mehrere Mandantenbetriebe zuordnen.

 

2. Anlegen von Benutzern über die Mandantenansicht

Ein weiterer Weg, einen Benutzer anzulegen, funktioniert über die Schaltfläche „Berechtigungen“, wenn Sie von der Startseite beginnend, einen Mandanten ausgewählt haben. Die Schaltfläche „Berechtigungen“ befindet sich rechts oben in der Anwendung.

  • Über die Mandantenansicht angelegte Benutzer können auf alle Dokumentationen (z.B. Verfahrensdokumentation, digitale Notfallakte) des betreffenden Mandanten zugreifen.

 

3. Anlegen von Benutzern direkt aus der Dokumentation heraus

Die dritte Möglichkeit, einen Mandanten als Benutzer anzulegen, funktioniert über die Schaltfläche „Berechtigungen“ direkt in der Dokumentation des jeweiligen Mandanten. Die Schaltfläche „Berechtigungen“ befindet sich hier links oben in der Anwendung.

  • Benutzer, die direkt aus der Dokumentation heraus angelegt wurden, können ausschließlich auf die betreffende Dokumentation zugreifen.

 

Sobald ein neuer Benutzer über einen der drei Wege angelegt und eingeladen wurde, wird dieser per Email informiert und kann sich registrieren.

 

Hinweis: Für den Anlegevorgang ist lediglich der Name des Benutzers sowie dessen Email-Adresse erforderlich.

 

Wichtig: Je nachdem, ob ein Benutzer über die Einstellungsebene, Mandantenebene oder Dokumentationsebene angelegt wurde, verfügt dieser über ganz bestimmte Rechte. Diese systemseitig vordefinierten Nutzerrechte, können Sie jedoch jederzeit in den Einstellungen (Schaltfläche „Berechtigungen“) nach Ihren individuellen Bedürfnissen feingliedrig anpassen.

 

Ausführliche Informationen zum Anlegevorgang sowie den Nutzerrechten, erhalten Sie auf Seite 13 der smartdocu Bedienungsanleitung.

In smartdocu können die Benutzerrechte und somit der Handlungsspielraum eines jeden Nutzers präzise gesteuert werden. Systemseitig werden grundsätzlich drei verschiedene Benutzerrollen vorgegeben, die jeweils ein bestimmtes Set an Rechten haben. Diese Rechte sind jedoch anpassbar und lassen sich bei Bedarf  individuell einrichten und vergeben.

 

Vorgehensweise: Um eine bestehende Rolle zu modifizieren oder eine Neue zu erstellen, klicken Sie auf dem Startbildschirm oben rechts auf das Zahnrad und anschließend auf den Punkt „Berechtigungen“ in der sich öffnenden Administrations-Übersicht auf der linken Bildschirmseite. Unter dem Punkt „Berechtigungen“ erscheinen nun die drei vordefinierten Benutzerrollen, über die Sie die gewünschten Nutzerrechte administrieren können.

 

Die drei Benutzerrollen:

 

1. Systemrollen: Die Systemrollen stellen die oberste Rechte-Ebene dar. Hier können Sie bestimmen, welche grundsätzlichen Rechte ein Nutzer in Bezug auf smartdocu hat. Beispielsweise, ob Lizenzen erstellt, Zahlungsdaten bearbeitet oder Systemeinstellungen geändert werden dürfen.

  • Hier festgelegte Rechte können direkt aus den Systemrollen heraus einem Benutzer zugewiesen werden.

 

2. Standort-/Mandantenrollen: Hier können Sie festlegen, welche Rechte ein Nutzer hinsichtlich der Administration einzelner Mandanten bzw. angelegter Standorte sowie deren Dokumentationen hat. So können Sie zum Beispiel festlegen, ob ein Nutzer neue Mandanten bzw. Standorte anlegen oder bestehende bearbeiten darf. Genauso, ob sämtliche Dokumentationen eines Mandanten bzw. Standorts durch einen Nutzer gelesen oder auch bearbeitet werden dürfen.

  • Standort-/Mandantenrechte können über den Punkt „Benutzer“ in der Administrations-Übersicht einem Nutzer zugeordnet werden. Zur Administrations-Übersicht gelangen Sie durch einen Klick auf das Zahnrad rechts oben in der Anwendung.
  • Ein weiterer Weg, um Standort-/Mandantenrechte zu adressieren, führt über die Mandantenansicht. Wählen Sie hierzu den betreffenden Mandanten aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Berechtigungen“ rechts oben in der Anwendung.

 

3. Dokumentationsrollen: Auf dieser Ebene können Sie die Rechte definieren, die ein Benutzer in Hinblick auf die Nutzung einzelner Dokumentationen eines Mandanten hat (Verfahrensdokumentation, Einkommenssteuer-Vorerfassung, Digitale Notfallakte). Wie etwa das Recht, eine zugewiesene Dokumentation vollständig zu lesen, zu bearbeiten oder auch zu archivieren.

  • Dokumentationsrechte können direkt aus der betreffenden Dokumentation heraus an einen Nutzer vergeben werden. Öffnen Sie hierzu die entsprechende Dokumentation und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Berechtigungen“ links oben in der Anwendung.
  • Über die Schaltfläche „Berechtigungen“ können Sie zudem die Einsichts- sowie die Bearbeitungsrechte in der betreffenden Dokumentation gezielt steuern. Das heißt, Sie können festlegen, welche Bereiche des Fragebogens lesbar, editierbar oder auch versteckt sind. So können Sie zum Beispiel einem externen IT-Berater ausschließlich Einblick in die Bereiche Hard- und Software innerhalb einer Verfahrensdokumentation gewähren.

 

Eine Übersicht über alle auswählbaren Rechte finden Sie in der smartdocu Bedienungsanleitung ab Seite 17.

Lizenzen können Sie ganz bequem aus smartdocu heraus buchen. Hierfür müssen Sie lediglich einen Mandanten anlegen und die betreffende Lizenz bzw. Dokumentation aktivieren.

Lizenz-Aktivierung: Öffnen Sie den Mandanten, für den Sie eine neue Dokumentation anlegen möchten und klicken Sie anschließend auf die Kachel „Neue Dokumentation“. Dort können Sie nun die gewünschte Dokumentation (Verfahrensdokumentation, Einkommenssteuer-Vorerfassung, Digitale Notfallakte) auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Erstellen“ wird die betreffende Dokumentation dann aktiviert.

Hinweis Verfahrensdokumentation: Bei einer Verfahrensdokumentation haben Sie immer die
Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie eine kostenfreie Test-Lizenz oder eine kostenpflichtige
Lizenz verwenden möchten (bei ESt-Vorerfassung bzw. digitaler Notfallakte können Sie jeweils
nur eine Test-Lizenz aktivieren).
Zur Aktivierung der kostenpflichtigen Lizenz klicken Sie auf „Lizenzerwerb und Zahlungsdaten“.

Sämtliche Informationen zum Lizenzerwerb, zu den Zahlungsdaten sowie zur Lizenzaktivierung finden Sie auf Seite 21 der smartdocu Bedienungsanleitung.

Ihre Kanzlei besitzt mehrere Standorte? Genau für diesen Fall bietet Ihnen smartdocu die Standort-Funktion. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie beliebig viele Kanzlei-Standorte anlegen und diesen Standorten Mandanten sowie Benutzer zuordnen. Darüber hinaus können Sie die Standort-Funktion verwenden, um Mandanten innerhalb von smartdocu zu gruppieren.

 

Standort anlegen: Um einen neuen Standort in smartdocu anzulegen, klicken Sie zunächst auf das Zahnrad (oben rechts in der Anwendung) und dann auf den Punkt „Standorte“ in der Administrations-Übersicht am linken Bildschirmrad. Über die Schaltfläche „Neuer Standort“ können Sie nun einen neuen Standort anlegen und diesem gleich auch Benutzer zuweisen.

 

Mandanten zuordnen: Sobald Sie einen neuen Standort angelegt haben, können Sie diesem Mandanten zuordnen. Klicken Sie hierzu auf den Punkt „Mandanten“ in der Administrations-Übersicht und anschließend auf das grüne Stiftsymbol des Mandanten, der dem neuen Standort zugeordnet werden soll. Es öffnet sich die Stammdatenübersicht des betreffenden Mandanten mit dem Listenfeld „Übergeordnete Standorte“. Dort können Sie jetzt Ihren neu angelegten Standort auswählen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ wird der entsprechende Mandant dem ausgewählten Standort zugeordnet.

Sie haben eine Verfahrensdokumentation erstellt und diese versehentlich einem falschen Mandanten zugeordnet? Für diesen Fall bietet Ihnen smartdocu die Möglichkeit, die betreffende Dokumentation einfach zu verschieben.

 

Vorgehensweise: Öffnen Sie die betreffende Dokumentation, klicken Sie oberhalb der Baumstruktur am linken Bildschirmrand auf „Übersicht“ und anschließend auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Per Klick auf das Feld „Mandant“ können Sie nun den Mandanten auswählen, dem Sie die Dokumentation zuordnen möchten.

 

Hinweis: Durch die Änderung des Mandanten können sich die Zugriffsrechte auf die entsprechende Dokumentation ändern.

Sie können sich jederzeit einen Überblick über die von Ihnen verwendeten Lizenzen verschaffen. Klicken Sie dazu einfach in den Einstellungen (Zahnrad) auf die Schaltfläche „Lizenzübersicht“. Dort sehen Sie, welche Lizenz, wann und für welchen Mandanten aktiviert wurde sowie die dafür anfallenden Kosten.

Sicherlich haben Sie schon die Farbstriche entdeckt, die jedem Bereich der Verfahrensdokumentation (Baumstruktur am linken Bildschirmrad) vorangestellt sind? Diese Farbstriche zeigen Ihnen Ihren aktuellen Bearbeitungsstand an. 

 

Bedeutung der Farbskala: 

Grau: In dem betreffenden Abschnitt sind noch keinerlei Eingaben erfolgt.

Blau: Erste Eingaben haben stattgefunden.

Grün: Es wurden alle erforderlichen Eingaben getätigt.

Gelb: Aufgrund der erfolgten Eingaben besteht ein Verbesserungspotenzial.

Rot: Es wurden Eingaben gemacht, welche den Vorgaben der GoBD nicht entsprechen und schnellstmöglich angepasst werden sollten.

 

Wichtig: Solange ein Teilbereich rot ist, kann die Verfahrensdokumentation nicht fertiggestellt und versioniert werden!

Verfahrensdokumentationen für bestimmte Branchen gleichen sich nicht selten an manchen Stellen. Ebenso werden von Mandanten oftmals gleiche IT-Systeme verwendet (z.B. Fakturierungssysteme, Kassensysteme, Finanzbuchhaltungssysteme, etc.). Genau für solche gleichartigen und wiederkehrenden Fälle, bietet Ihnen smartdocu die Möglichkeit, kanzleiinterne Vorlagen zu erstellen (z.B. Vorlagen für einzelne Branchen oder eben bestimmte IT-Systeme), mit denen Sie dann eine neu zu erstellende Verfahrensdokumentation bei Bedarf befüllen lassen können. 

 

Für die Erstellung einer Vorlage stehen Ihnen zwei Wege offen: Zum einen können Sie aus einer bereits erstellten Verfahrensdokumentation eine kanzleiinterne Vorlage erstellen. Öffnen Sie dazu die entsprechende Verfahrensdokumentation, rufen das Formular „Übersicht“ links oben auf und klicken dann auf die Schaltfläche „Vorlage aus dieser Dokumentation erstellen“. Geben Sie der Vorlage einen Namen. smartdocu legt diese Vorlage automatisch im System für Sie ab.

 

Zum anderen können Sie über die Schaltfläche „Vorlagen“ auch völlig neue Vorlagen erstellen, also unabhängig von einer bereits bestehenden Verfahrensdokumentation. Diese Möglichkeit eignet sich unter anderem für die Erstellung von Vorlagen für spezielle DV-Systeme (z.B. DATEV Unternehmen online). Die Schaltfläche „Vorlagen“ erreichen Sie, wenn Sie von der Startseite ausgehend auf einen beliebigen Mandanten klicken. 

 

So wählen Sie eine Vorlage aus: Möchten Sie einen weiteren Mandanten mit einer Verfahrensdokumentation versorgen, können Sie beim Bereitstellen der Verfahrensdokumentation (Kachel „Neue Dokumentation“) die entsprechende Vorlage mit Klick auf das Dropdown-Feld „Vorlagen“ auswählen. Anschließend befüllt smartdocu die Verfahrensdokumentation automatisch gemäß Ihrer Vorlage.

 

Hinweis: In smartdocu können Sie beliebig viele Vorlagen – kostenfrei! – erstellen.

 

Weiter Informationen zur Vorlagen-Funktion finden Sie auf Seite 30 der smartdocu Bedienungsanleitung.

„Houston, wir habe ein Problem!“ – zu solch einem Funkspruch kann es nicht nur bei einer Raummission kommen, sondern auch bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Beispielsweise kann ein Mandant wider Erwarten Fragen zu einem bestimmten Punkt innerhalb der Dokumentation haben. Genauso können durch die Kanzlei fehlerhafte oder unvollständige Angaben erkannt werden, die einer umgehenden Klärung bedürfen. Die Folgen? Die Arbeit muss für klärende Telefonate oder erläuternde Emails unterbrochen werden. Kurz gesagt: Das Ganze kostet Zeit. Zeit, die man eigentlich für wichtigere Dinge benötigt.

 

Genau für dieses Problem bietet Ihnen smartdocu die Kommentarfunktion. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie an jeder beliebigen Stelle der Dokumentation Hinweise, Fragen, Antworten oder auch Aufgaben hinterlegen und an einen anderen Benutzer senden – und dass, ohne die Anwendung verlassen zu müssen! 

 

Vorgehensweise: Um einen Kommentar zu erstellen, klicken Sie einfach auf den „+ Button“, der sich rechts neben jedem Eingabebereich der Dokumentation befindet. Es öffnet sich das Kommentarfenster und Sie können Ihre Eingaben machen. Durch die Eingabe des „@“ im Text können Sie den Kommentar einem Benutzer zuordnen. Der von Ihnen adressierte Benutzer erhält dann automatisch eine E-Mail zugesandt, versehen mit dem entsprechenden Kommentar sowie einem Link zum entsprechenden Bereich in der Dokumentation.

 

Hinweis: In den Benutzereinstellungen, die Sie durch einen Klick auf das Männchen in der rechten oberen Ecke der Taskleiste erreichen, können Sie die Kommentarfunktion individuell konfigurieren (z.B. alle Benachrichtigungen abschalten).

 

Wie Sie einzelne Kommentare auch priorisieren, überwachen und als erledigt kennzeichnen können, erfahren Sie auf Seite 27 der smartdocu Bedienungsanleitung.

smartdocu stellt Ihnen aktuell strukturierte Verfahrensdokumentationen zu Belegorganisation, Warenwirtschaftssystem, Fakturierungssystem, Kassensystem, Finanzbuchhaltungssystem und E-Commerce zur Verfügung. Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, zusätzliche DV-Systeme in smartdocu individuell zu beschreiben und entsprechende Verfahrensdokumentationen anzulegen.

 

Vorgehensweise: Um für zusätzliche DV-Systeme eine Verfahrensdokumentation anzulegen, gehen Sie im Bereich „Hard- und Software“ auf das Formular „Übersicht“. Dort können Sie angeben, ob Sie für weitere im Unternehmen vorkommende DV-Systeme eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten. Wenn Sie „ja“ auswählen, erscheint das Feld „Weitere Systeme“ unten links in der Baumstruktur. Dort können Sie dann die benötigten Angaben vornehmen.

Fertiggestellte Verfahrensdokumentationen werden im PDF-Format im Archiv von smartdocu gespeichert und können dort abgerufen sowie exportiert werden. Um zum Archiv zu gelangen, öffnen Sie die betreffende Verfahrensdokumentation, klicken auf „Übersicht“ am oberen linken Bildschirmrand und anschließend auf die Schaltfläche „Archiv“.

 

Bitte beachten Sie: Verfahrensdokumentationen werden erst dann im Archiv abgelegt, wenn der Fertigstellungsgrad 100 Prozent beträgt und die versionierte Ablage durch den Benutzer bestätigt wurde.

 

Hinweis: Für jedes DV-System wird eine eigene PDF generiert und im Archiv abgelegt.

Eine Verfahrensdokumentation kann als interne Organisationsanweisung angesehen werden. Sie standardisiert betriebsinterne Abläufe und sollte allein schon aus Gründen der Sicherstellung eines dauerhaft gleichbleibenden Qualitätsstandards inhaltlich richtig und möglichst aktuell sein. Zumindest 1-2-mal pro Jahr sollten erfolgte Änderungen an Prozessen, IT-Systemen oder Verantwortlichkeiten im System aktualisiert und damit eine neuere Version der Verfahrensdokumentation erstellt werden.

 

Hinweis für Kanzleien und Berater: Nehmen Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten jährlich eine Anpassung der Verfahrensdokumentation vor. Achten Sie insbesondere auf eine Aktualisierung des IKS hinsichtlich steuerlich relevanter Sachverhalte.