Was ist smartdocu®?

yt icon e1687268040141

Wir bieten innovative und intuitive Lösungen für die digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant. Mit integrierter Intelligenz und enormer Zeitersparnis.

Natürlich auf deutschen Servern.

Unsere smarten Module sind integriert in smartdocu, einer cloudbasierten Software.

Für Steuerkanzleien stehen alle Module zur Nutzung bereit, jedes Modul ist selbstverständlich auch einzeln einsetzbar.

smarte Module in der smartdocu-Cloud

Bieten Sie Ihren Mandanten eine Lösung für Verfahrensdokumentationen – auch zum gemeinsamen Bearbeiten.

Sorgen Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten für vollständige, geordnete und digitale Einkommensteuerbelege.

Stellen Sie sich und Ihren Mandanten einen Sammelplatz für wichtige Vorsorge-Unterlagen bereit.

Bieten Sie Ihren Mandanten eine moderne cloudbasierte Plattform zum gegenseitigen Austausch von Belegen und Informationen.

Bei den GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Sie wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

Am 28.11.2019 wurde eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, die einige Änderungen und Überarbeitungen beinhaltet, aber von der Struktur her mit der Vorgängerversion identisch ist. Durch die GoBD werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Die GoBD weisen an vielen Stellen auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hin.

Sie können sich die kompletten GoBD direkt hier auf den offiziellen Seiten des BMF herunterladen.

Bei einer Verfahrensdokumentation geht es primär um die Transparenz im Bereich der IT-gestützten Buchführung, inklusive der vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die zu Grunde liegende IT-Infrastruktur und deren Benutzerrollen sowie die Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. 

Sie wird bei einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung verlangt, um den Betriebsprüfern nachvollziehbar zu machen, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten oder Belege erzeugt, verarbeitet und archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation kann aus mehreren Teildokumenten bestehen und beschreibt den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der digitalen und papierhaften Belegverarbeitung.

Vergleichen kann man die Verfahrensdokumentation mit einem Handbuch für den Betriebsprüfer, damit dieser Ihrer steuerrelevanten Abläufe und Datenverarbeitungssysteme besser verstehen und durchdringen kann.

Eine Verfahrensdokumentation dient jedoch insbesondere auch dazu, die buchhaltungsrelevanten Abläufe im Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent und verbindlich zu machen.

Weitere Infos zum Thema Verfahrensdokumentation nach GoBD finden sich zusätzlich auf Wikipedia.

Die Finanzverwaltung fordert von jedem Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, der seine Buchhaltung bzw. die vor- und nachgelagerten Tätigkeiten ganz oder teilweise IT-gestützt abwickelt, die Vorlage einer Verfahrensdokumentation.

Es ist nicht relevant, ob dieser zu einer einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet ist. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige.

Also jeden, der auf irgendeine Weise Gewinneinkünfte erzielt.

Mit smartdocu erstellen Sie Verfahrensdokumentationen zeitsparend und intuitiv

f8639990 f25a 47e9 8a36 9689f2bb3adf

 

 

Die GoBD verlangen von jedem Unternehmen eine vollständige Verfahrensdokumentation. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten und bei einer Betriebsprüfung zu einer Zuschätzung von Umsätzen führen.

Die smartdocu Verfahrensdokumentation wurde speziell dafür entwickelt, die komplexen Anforderungen der GoBD auf einfache Weise umsetzbar zu machen, um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein und zusätzlich die Organisationsabläufe zu verbessern.

Mit der cloudbasierten  Softwarelösung smartdocu® können Verfahrensdokumentationen schnell, intuitiv und kollaborativ erstellt werden.

Selbsterklärender Interviewleitfaden

Selbsterklärender Interviewleitfaden

Integrierte Intelligenz führt den Anwender durch die für seinen Betrieb relevanten Bereiche der GoBD. Die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund.

f7541924 dbff 49da 8f07 effd45a20fb1

Garantierte Zeitersparnis

Garantierte Zeitersparnis

smartdocu ist so konzipiert, dass Sie möglichst wenig Aufwand mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation haben.

Cloud-Lösung

Cloud-Lösung

smartdocu ist eine Cloud-Lösung, die in sicheren deutschen Rechenzentren bereitgestellt wird. Einsatzbereit innerhalb kürzester Zeit.

Mandant und Steuerkanzlei können problemlos gemeinsam an der Erstellung der Verfahrensdokumentation arbeiten.

smartdocu digitalisiert die Erstellung der Einkommensteuererklärung

Geordnete, vollständige und digitale Einkommensteuer-Belege

35e5a1d2 1a2c 4876 8f92 6fb4144ae305

Mit Hilfe der smartdocu Einkommensteuer-Vorerfassung bereitet der Mandant seine Unterlagen systematisch, geordnet und digital für die Steuerkanzlei auf. Rückfragen und nachträgliche Beleganforderungen beim Mandanten gehören der Vergangenheit an.

Die Belege können per DATEV-Schnittstelle an DATEV Meine Steuern übergeben werden.

smartdocu ist die zentrale Ablage für wichtige Vorsorge-Dokumente

Alle wichtigen Unterlagen und Informationen an einem Ort

8c80daf3 97c2 47ef ac14 d44c828517fe

Die smartdocu digitale Notfallakte stellt sicher, dass alle wesentlichen Dokumente, Verträge und Informationen an einem sicheren Ort gesammelt werden und sind im Notfall verfügbar sind.

smartdocu ist die smarte Austausch-Plattform für Belege und Korrespondenz

Belege und Dokumente geordnet bereitstellen und freigeben

81457a71 96c5 4caa ab27 7a6e9479d736

Das smartdocu Portal ist die digitale Austauschplattform für FiBu-, Lohn- und ESt-Belege, Auswertungen und Korrespondenz zwischen Steuerkanzlei und Mandant.

Jetzt kostenfrei testen!

TOBIAS HEINRICH

Vertriebsleiter, HMD Software AG

SARAH FRANK

Steuerberaterin, Berata GmbH Steuerberatungsgesellschaft

STEFAN HETSCH

Steuerberater & Wirtschaftsprüfer, Kanzlei Hetsch

CHRISTIAN HEIDLER

Vorstand, HMD Software AG

Kostenfreie Informationen aus unserem Blog

02COVERenger
Produktbeschreibungen

smartdocu digitale Notfallakte

Die digitale Notfallakte ist ein optionales Modul der Software smartdocu. Mit der digitalen Notfallakte sammeln Sie alle wesentlichen Informationen, Dokumente sowie Verträge an einem sicheren ...
Kostenfrei lesen
02 Website COVER 1
Hintergrundwissen

Digitale Notfallakte als Geschäftsmodell für Steuerkanzleien

Die Digitalisierung bietet Steuerberatern neue Möglichkeiten, sich als kompetente und vertrauenswürdige Partner ihrer Mandanten zu positionieren. Eine davon ist die digitale Notfallakte, die im Falle ...
Kostenfrei lesen
02 Website Cover
Hintergrundwissen

Artikel 8: Wie eine Verfahrensdokumentation als Geschäftsmodell genutzt werden kann

Verfahrensdokumentation nach GoBD – was sich für viele Kanzleien zunächst nach Ärger, Stress und Zeitaufwand anhört, entpuppt sich auf den zweiten Blick als große Chance.
Kostenfrei lesen
Website Cover
Hintergrundwissen

Artikel 7: Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann richtig teuer werden!

Sie haben noch keine Verfahrensdokumentation? Können Sie sich vorstellen, was passieren kann, wenn es jetzt zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommt und Sie keine ...
Kostenfrei lesen
Social Cover
Hintergrundwissen

Artikel 6: Was, wenn eine Verfahrensdokumentation fehlt?

Geben Sie Betriebsprüfern keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln. Handeln Sie jetzt und erstellen Sie mit smartdocu eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen! ...
Kostenfrei lesen
Post Was ist eine digitale Notfallakte cover
Produktbeschreibungen

Was ist eine digitale Notfallakte?

Eine digitale Notfallakte ist eine elektronische Sammlung von wichtigen Dokumenten und Informationen, die im Falle eines Notfalls oder einer Krise schnell und einfach zugänglich sind. ...
Kostenfrei lesen