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Verfahrensdokumentation nach GoBD und smarte Lösungen für Kanzleien und Unternehmen

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Was ist smartdocu?

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smartdocu® macht komplexe Themen leichter. Wir bieten innovative und intuitive Lösungen für die digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant, integriert in einer einzigen Software.

Die cloudbasierte Software smartdocu® beinhaltet verschiedene Module.

Nutzen Sie smartdocu®, um  Verfahrensdokumentationen gemeinsam mit Ihren Mandanten zu erstellen, lassen Sie Ihre Mandanten die ESt-Belege digital vorerfassen oder stellen Sie wichtige Unterlagen über die digitale Notfallakte bereit. In Kürze wird smartdocu® außerdem ein smartes Belegaustausch-Portal anbieten.

Mit integrierter Intelligenz und enormer Zeitersparnis. Natürlich auf deutschen Servern.

Jedes Modul ist selbstverständlich auch einzeln einsetzbar.

smartdocu® ermöglicht die komfortable Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach GoBD

Was sagen unsere Kunden und Anwender?

Die verschärften Anforderungen an die Buchhaltung im Griff

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Die GoBD verlangen von jedem Unternehmen eine vollständige Verfahrensdokumentation. Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten und bei einer Betriebsprüfung zu einer Zuschätzung von Umsätzen führen.

Die smartdocu® Verfahrensdokumentation wurde speziell dafür entwickelt, die komplexen Anforderungen der GoBD auf einfache Weise umsetzbar zu machen, um bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein und zusätzlich die Organisationsabläufe zu verbessern.

Mit der cloudbasierten  Softwarelösung smartdocu® können Verfahrensdokumentationen schnell, intuitiv und kollaborativ erstellt werden.

Bei den GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Sie wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

Am 28.11.2019 wurde eine Neufassung der GoBD veröffentlicht, die einige Änderungen und Überarbeitungen beinhaltet, aber von der Struktur her mit der Vorgängerversion identisch ist. Durch die GoBD werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Die GoBD weisen an vielen Stellen auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hin.

Sie können sich die kompletten GoBD direkt hier auf den offiziellen Seiten des BMF herunterladen.

Bei einer Verfahrensdokumentation geht es primär um die Transparenz im Bereich der IT-gestützten Buchführung, inklusive der vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die zu Grunde liegende IT-Infrastruktur und deren Benutzerrollen sowie die Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Sie wird bei einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung verlangt, um den Betriebsprüfern nachvollziehbar zu machen, wie in Ihrem Unternehmen steuerrelevante Daten oder Belege erzeugt, verarbeitet und archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation kann aus mehreren Teildokumenten bestehen und beschreibt den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der digitalen und papierhaften Belegverarbeitung.

Vergleichen kann man die Verfahrensdokumentation mit einem Handbuch für den Betriebsprüfer, damit dieser Ihrer steuerrelevanten Abläufe und Datenverarbeitungssysteme besser verstehen und durchdringen kann.

Eine Verfahrensdokumentation dient jedoch insbesondere auch dazu, die buchhaltungsrelevanten Abläufe im Unternehmen für alle Mitarbeiter transparent und verbindlich zu machen.

Weitere Infos zum Thema Verfahrensdokumentation nach GoBD finden sich zusätzlich auf Wikipedia.

Die Finanzverwaltung fordert von jedem Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen, der seine Buchhaltung bzw. die vor- und nachgelagerten Tätigkeiten ganz oder teilweise IT-gestützt abwickelt, die Vorlage einer Verfahrensdokumentation. Es ist nicht relevant, ob dieser zu einer einfachen oder doppelten Buchführung verpflichtet ist. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler und Selbstständige. Also jeden, der auf irgendeine Weise Gewinneinkünfte erzielt.

Selbsterklärender Interviewleitfaden

Selbsterklärender Interviewleitfaden

Integrierte Intelligenz führt den Anwender durch die für seinen Betrieb relevanten Bereiche der GoBD. Die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund.

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Garantierte Zeitersparnis

Garantierte Zeitersparnis

smartdocu ist so konzipiert, dass Sie möglichst wenig Aufwand mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation haben.

Cloud-Lösung

Cloud-Lösung

smartdocu ist eine Cloud-Lösung, die in sicheren deutschen Rechenzentren bereitgestellt wird. Einsatzbereit innerhalb kürzester Zeit.

Mandant und Steuerkanzlei können problemlos gemeinsam an der Erstellung der Verfahrensdokumentation arbeiten.

Mit smartdocu® digitalisieren Sie die Erstellung der Einkommensteuererklärung

Geordnete, vollständige und sortierte Einkommensteuer-Belege

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Mit Hilfe der smartdocu® Einkommensteuer-Vorerfassung bereitet der Mandant seine Unterlagen systematisch, geordnet und digital für die Steuerkanzlei auf. Rückfragen und nachträgliche Beleganforderungen beim Mandanten gehören der Vergangenheit an.

Die Belege können per DATEV-Schnittstelle an DATEV Meine Steuern übergeben werden.

smartdocu® ist die zentrale Ablage für wichtige Vorsorge-Dokumente

Alle wichtigen Unterlagen und Informationen an einem Ort

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Die smartdocu® digitale Notfallakte stellt sicher, dass alle wesentlichen Dokumente, Verträge und Informationen an einem sicheren Ort gesammelt werden und sind im Notfall verfügbar sind.

smartdocu® ist die smarte Austausch-Plattform für Belege und Korrespondenz (coming soon!)

Verschiedenste Belege und Dokumente geordnet bereitstellen und freigeben

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Das smartdocu® Portal ist die digitale Austauschplattform für FiBu-, Lohn- und ESt-Belege, Auswertungen und Korrespondenz zwischen Steuerkanzlei und Mandant.

Ein Auszug unserer Referenzen

Was sagen unsere Kunden und Anwender?

TOBIAS HEINRICH

Vertriebsleiter, HMD Software AG

SARAH FRANK

Steuerberaterin, Berata GmbH Steuerberatungsgesellschaft

STEFAN HETSCH

Steuerberater & Wirtschaftsprüfer, Kanzlei Hetsch

CHRISTIAN HEIDLER

Vorstand, HMD Software AG