Häufige Fragen

Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung aller steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen mit Hilfe von IT-Systemen abgebildet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, die Warenwirtschaft oder der E-Mail-Verkehr. Die Verfahrensdokumentation soll einen Überblick über die Entstehung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung der digitalen Daten und Belege im Unternehmen geben. Außerdem soll sie ein internes Kontrollsystem enthalten, das die Einhaltung der Vorgaben überwacht.

Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation ergeben sich insbesondere aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Unternehmen sollten prüfen, in welchem Umfang ihre Prozesse dokumentiert werden sollten, um die Nachvollziehbarkeit steuerlich relevanter Abläufe sicherzustellen.

Das Thema ist insbesondere für Unternehmen relevant, die digitale Prozesse zur Erstellung, Verarbeitung oder Archivierung von Belegen und steuerlich relevanten Daten nutzen. Dies betrifft unter anderem Handwerksbetriebe, Gastronomie, Dienstleister, Apotheken, Arztpraxen, Handelsunternehmen und E-Commerce-Betriebe.

GoBD-konformes Arbeiten entsteht aus dem Zusammenspiel von geeigneter Software, dokumentierten Prozessen, Berechtigungen, Kontrollen und geordneter Aufbewahrung. Nach § 147 AO gelten je nach Unterlagenart zehn, acht oder sechs Jahre; zusätzlich muss der Datenzugriff der Finanzverwaltung möglich bleiben. Aktuelle Fristen und amtliche Quellen im Ratgeber.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung können Prüfer Informationen zu organisatorischen und technischen Abläufen anfordern. Dazu können auch Dokumentationen gehören, die die Entstehung, Verarbeitung und Archivierung steuerlich relevanter Daten beschreiben.

Im Fokus stehen regelmäßig Fragen zur Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit steuerlich relevanter Abläufe. Dazu gehören beispielsweise die Belegverarbeitung, Archivierungssysteme, Zugriffsrechte und Kontrollprozesse.

Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation führt nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung. Sie kann aber problematisch werden, wenn steuerrelevante Prozesse dadurch nicht nachvollziehbar oder nachprüfbar sind. Eine Schätzung setzt die gesetzlichen Voraussetzungen und eine Würdigung des Einzelfalls voraus; eine pauschale Zuschätzungsquote gibt es nicht. Details und amtliche Quellen im Ratgeber.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt typischerweise:

• organisatorische Abläufe
• Verantwortlichkeiten
• eingesetzte Softwarelösungen
• Datenflüsse
• Archivierungsverfahren
• Datensicherungen
• Kontrollmechanismen
• Änderungsprozesse

Der konkrete Umfang richtet sich nach Größe, Struktur und Komplexität des Unternehmens.

Die Dokumentation sollte den tatsächlich gelebten Prozessen entsprechen. Werden Softwarelösungen, Verantwortlichkeiten oder Arbeitsabläufe geändert, empfiehlt sich eine zeitnahe Aktualisierung.

Ja. Die Dokumentation sollte die tatsächlichen Prozesse des jeweiligen Unternehmens beschreiben. Allgemeine Muster und Vorlagen können als Orientierung dienen, ersetzen jedoch regelmäßig keine unternehmensspezifische Dokumentation.

Viele Unternehmen nutzen die Verfahrensdokumentation nicht nur zur Beschreibung steuerlich relevanter Prozesse. Sie kann darüber hinaus helfen,

• Verantwortlichkeiten festzulegen,
• Wissen zu sichern,
• Mitarbeiter einzuarbeiten,
• Abläufe zu standardisieren und
• Prozessverbesserungen sichtbar zu machen.

Ein fester Zeitraum ist nicht allgemein vorgegeben. In der Praxis empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung, insbesondere nach organisatorischen Veränderungen, Softwarewechseln oder Änderungen wesentlicher Geschäftsprozesse.

Im Internet findet man Mustervorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Hierbei ist jedoch dringend zu beachten, dass diese Vorlagen nicht automatisch zum Ziel führen, da sie im Regelfall nur einen Teil des benötigten Inhalts abbilden. Bei der Verwendung von Word- oder PDF-Vorlagen ist außerdem zu beachten, dass diese in Bezug auf systematische Aktualisierungen und Änderungsprotokolle als eher kritisch zu beurteilen sind.

Das BAFA-Programm kann förderfähige betriebswirtschaftliche Beratungen von KMU bezuschussen. Förderhöhe, Höchstbetrag, Beratereigenschaft und der konkrete Beratungsgegenstand richten sich nach der jeweils geltenden Richtlinie; eine Registrierung allein begründet keinen Förderanspruch. Aktuelle Hinweise und BAFA-Quellen im Ratgeber.

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Für Verfahrensdokumentationen wird pro Mandantenbetrieb beziehungsweise Betrieb eine Lizenz benötigt. Optionale smartdocu-Module werden pauschal nach dem gewählten Mandantenpaket berechnet, bis zur maximalen Mandantenanzahl des jeweiligen Pakets. Nutzer, IT-Systeme und Versionen können innerhalb der jeweiligen Verfahrensdokumentation-Lizenz beliebig angelegt werden. Es gibt monatliche und jährliche Zahlungsoptionen. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie bei Verfahrensdokumentation-Lizenzen mindestens 20 % gegenüber zwölf Monatszahlungen; für optionale Module gilt ein Jahresrabatt von 10 %. Die aktuellen Preise und Konditionen finden Sie auf der öffentlich zugänglichen Preisübersicht. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Weitere smartdocu-Module können nach der Registrierung zeitlich begrenzt kostenfrei getestet werden. Innerhalb von 30 Tagen nach Registrierung können Sie den Gesamtvertrag ohne Angabe von Gründen kündigen. Bei wirksamer Kündigung innerhalb der Frist werden die bis dahin genutzten Lizenzen und Module nicht berechnet. Das Sonderkündigungsrecht erlischt, sobald eine oder mehrere Verfahrensdokumentationen versioniert und im smartdocu-Archiv abgelegt wurden.

smartdocu ist eine Cloud-Anwendung und wurde für die arbeitsteilige Erstellung von Verfahrensdokumentationen konzipiert. Steuerkanzleien können in smartdocu beliebig viele Mandanten anlegen und gemeinsam mit ihnen an der Verfahrensdokumentation arbeiten. Der Aufbau von smartdocu ist jedoch so einfach und smart, dass Mandanten/Unternehmen die Verfahrensdokumentation weitestgehend in Eigenregie erstellen können. Auch können Unternehmen sich für eine eigenständige smartdocu-Instanz registrieren und ihre Verfahrensdokumentation eigenständig erstellen. smartdocu ist für alle Branchen einsetzbar.

Bei der Programmierung von smartdocu war unser Bestreben, Ihnen ein Werkzeug an die Hand zu geben, dass die Erstellung von Verfahrensdokumentationen revolutioniert und die lästigen und zeitaufwändigen Arbeiten spürbar reduziert. smartdocu lässt sich gemeinsam nutzen, gibt Kanzleien aber auch die Möglichkeit, die benutzerfreundliche Software eigenständig durch den Mandanten nutzen zu lassen. Dank intuitiver Textbausteine, Vorlagen, Hilfetexten sowie Aufgaben- und Notizfunktionen wird wertvolle Zeit gespart. Die fertige Verfahrensdokumentation wird dabei vollautomatisch im Hintergrund erstellt. smartdocu hat sich zwischenzeitlich zu einer Plattform mit einigen nützlichen Modulen weiterentwickelt. Zusätzlich zum Modul Verfahrensdokumentation profitieren Sie von optional buchbaren Modulen wie einem digitalen Portal für den Belegaustausch, der digitalen Notfallakte und unserer smarten ESt-Vorerfassung mit DATEV-Schnittstelle. Alles zentral in einer cloudbasierten Lösung.