GoBD-konforme Verfahrens­dokumentation – maximale Zeitersparnis, ohne Word-Chaos.

Die smarte GoBD-konforme Cloud-Software für das Erstellen von Verfahrensdokumentationen für Ihre Buchhaltung

Pro Lizenz ab 13,50€/Monat, monatlich kündbar.

Lösung für Unternehmen

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Made in Germany
smartdocu Verfahrensdokumentation
Zufriedenheitsgarantie

Unsere Zufriedenheitsgarantie

Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an.

GoBD-konforme Verfahrens­dokumentation in 60 Minuten.

Cloud-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung – Lizenz ab 20 €/Monat, monatlich kündbar.

Lösung für Unternehmen

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Made in Germany

smartdocu erstellt Ihre GoBD-konforme Verfahrens­dokumentation in 60 Minuten: Ihre Buchhaltung schafft das selbst, ohne Word-Vorlage.

Zufriedenheitsgarantie

Unsere Zufriedenheitsgarantie

Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an.

Cloudbasiert

Sofort einsetzbar

Nutzbar auf PC, Smartphone, Tablet

Top Support

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor GoBD-Nachzahlungen – pro Lizenz ab 13,50 €/Monat.

Starten Sie in 3 Schritten mit Ihrer GoBD-konformen Dokumentation – inkl. Support & Hilfetexten.

30 Tage ohne Rechnung · jederzeit kündbar

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500+ Steuerkanzleien und Unternehmen vertrauen bereits auf smartdocu

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Warum überhaupt eine Verfahrensdokumentation?

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Seit Anfang 2015 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese schreiben die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation vor.

Die Finanzverwaltung verlangt von jedem Unternehmer und Freiberufler eine Verfahrensdokumentation! Bei einer Betriebsprüfung kann das Fehlen einer Verfahrensdokumentation zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Was ist smartdocu?

Schritt für Schritt führt Sie unser Assistent durch alle erforderlichen Angaben, damit Ihre Verfahrensdokumentation vollständig, strukturiert und GoBD-konform ist.

Die Software kann sowohl durch Ihre Buchhaltung als auch zusammen mit einer Steuerkanzlei genutzt werden. Die Zusammenarbeit wird durch eine Reihe von Funktionen unterstützt, die eine effiziente und transparente Kommunikation ermöglichen.

Die Lösung: smartdocu erklärt in 30 Sekunden

In unseren kurzen Demo-Videos zeigen wir Ihnen, wie Sie mit überschaubarem Aufwand eine vollständige, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellen. Überzeugen Sie sich selbst von der intuitiven Bedienung!

Fehler vermeiden mit intelligentem Leitfaden:

Einfach und schnell zur sicheren Verfahrensdokumentation

Unser System unterstützt Sie mit Hilfetexten, Warnungen und Empfehlungen – damit Sie alle Angaben vollständig und korrekt machen können.

Integrierte Vorschau:

Ergebnis jederzeit live prüfen

Mit der integrierten Berichtsvorschau behalten Sie stets den Überblick und sehen sofort, wie Ihre fertige Verfahrensdokumentation aussehen wird.

Integrierte Intelligenz:

Die smarte Verfahrensdokumentation

Dank der smarten Funktionen von smartdocu werden Ihnen relevante Teile der Verfahrensdokumentation je nach Bedarf automatisch bereitgestellt.

So funktioniert unsere Zufriedenheitsgarantie

➡️ Sie finden die Kündigungsoption ganz einfach in Ihrem Benutzerbereich unter „Meine Kundendaten“.

So melden Sie sich an
So können Sie den Vertrag kündigen

Preise für die smartdocu Verfahrensdokumentation

Für Geschäftsführer, die rechtssicher aufgestellt sein wollen – ohne Word & GoBD-Stress.

Lösung für Ihr Unternehmen

Jährlich oder monatlich kündbar. 20 % sparen bei Jahreszahlung.

1–4 Lizenzen
Ab 5 Lizenzen

192,- €

162,- €

jährlich pro Lizenz

  • Bei monatlicher Zahlweise: 20,- € (entspricht 240,- € jährlich)
  • Ab der 5. gebuchten Lizenz gelten die reduzierten Lizenzpreise von 162,- € jährlich pro Lizenz
  • Alle Preise zzgl. gesetzlicher USt
  • Bei monatlicher Zahlweise: 17,- € (entspricht 204,- € jährlich)
  • Beim Kauf eines 5er-Lizenzpakets gelten die reduzierten Preise von Anfang an für alle Lizenzen
  • Alle Preise zzgl. gesetzlicher USt

Schützen Sie sich vor Nachzahlungen
mit einer Verfahrensdokumentation, die Sie selbst erstellen – ganz ohne Vorwissen

Unsere Zufriedenheitsgarantie

Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an.

30 Tage ohne Rechnung · jederzeit kündbar

Vorteile für Ihr Unternehmen

Risiko reduzieren

Sicher durch die nächste Betriebsprüfung

Reduzieren Sie das Risiko von Zuschätzungen bei Betriebsprüfungen. 

Intuitiv nutzbar

Intuitiv nutzbare Oberfläche und Funktionen

Schnelle Bearbeitung durch intuitive Benutzeroberfläche und intelligente Leitfäden.

Sofort einsatzbereit

Einfach loslegen – ohne Installation

Die deutsche Cloud-Lösung ist ohne Installation sofort einsatzbereit.

Häufig gestellte Fragen

Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung aller steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen mit Hilfe von IT-Systemen abgebildet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, die Warenwirtschaft oder der E-Mail-Verkehr. Die Verfahrensdokumentation soll einen Überblick über die Entstehung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung der digitalen Daten und Belege im Unternehmen geben. Außerdem soll sie ein internes Kontrollsystem enthalten, das die Einhaltung der Vorgaben überwacht.

Ja! Jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung elektronisch führt oder auch nur elektronische Belege verwendet muss eine Verfahrensdokumentation erstellen und diese bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt schriftlich vorlegen können. Dies gilt auch für Kleinunternehmen! Betriebliche Größenerleichterungen oder Branchenausnahmen existieren nicht.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die von der Finanzverwaltung im Jahr 2014 erlassen wurden. Denn die GoBD-Richtlinien besagen, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung vollständig und lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein muss. Und in einer Verfahrensdokumentation halten Sie genau fest, welche technischen und organisatorischen Schritte in Ihrem Unternehmen dafür sorgen, dass alle steuerrelevanten Prozesse und Unterlagen im Sinne der GoBD nachvollziehbar und nachprüfbar sind.

Die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation wird häufig im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert. Können Sie dabei keine oder nur eine unvollständige Verfahrensdokumentation vorlegen, besteht die Gefahr, dass sich der Prüfer keinen Überblick über alle steuerrelevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen kann. Damit verstoßen Sie gegen die GoBD-Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Halten Sie sich aber nicht an diese gesetzlichen Vorgaben, kann es zu einer Hinzuschätzung von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn kommen.

Unter anderem ist dringend anzuraten, dass

  • Sie in rechnungswesen-nahen Bereichen Software einsetzen, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Die Software muss eine lückenlose und unveränderbare Erfassung und Speicherung der Daten gewährleisten.
  • Sie eine aktuelle und aussagekräftige Verfahrensdokumentation bereitstellen.
  • Sie alle steuerrelevanten Belege und Unterlagen in elektronischer Form revisionssicher aufbewahren. Dazu zählen nicht nur Rechnungen oder Kassenbons, sondern auch E-Mails, PDFs oder andere digitale Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre.
  • Sie den Datenzugriff der Finanzverwaltung ermöglichen. Das bedeutet, dass sie die steuerrelevanten Daten auf Anforderung des Betriebsprüfers auf einem Datenträger zur Verfügung stellen müssen, so dass dieser sie IT-gestützt auswerten kann. Dabei müssen sie die Auswertbarkeit der Daten sicherstellen, indem sie sie in einem standardisierten Format übergeben oder eine entsprechende Beschreibung liefern.

Im Internet findet man Mustervorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Hierbei ist jedoch dringend zu beachten, dass diese Vorlagen nicht automatisch zum Ziel führen, da sie im Regelfall nur einen Teil des benötigten Inhalts abbilden. Bei der Verwendung von Word- oder PDF-Vorlagen ist außerdem zu beachten, dass diese in Bezug auf systematische Aktualisierungen und Änderungsprotokolle als eher kritisch zu beurteilen sind.

smartdocu ist eine Cloud-Anwendung und wurde für die arbeitsteilige Erstellung von Verfahrensdokumentationen konzipiert. Steuerkanzleien können in smartdocu beliebig viele Mandanten anlegen und gemeinsam mit ihnen an der Verfahrensdokumentation arbeiten. Der Aufbau von smartdocu ist jedoch so einfach und smart, dass Mandanten/Unternehmen die Verfahrensdokumentation weitestgehend in Eigenregie erstellen können. Auch können Unternehmen sich für eine eigenständige smartdocu-Instanz registrieren und ihre Verfahrensdokumentation eigenständig erstellen. smartdocu ist für alle Branchen einsetzbar.

  1. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Verifizierungsformular ein.
  2. Um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, müssen Sie dem Link in der erhaltenen E-Mail folgen.
  3. Über diesen Link gelangen Sie auf die smartdocu®-Registrierungsseite.
  4. Dort können Sie Ihre Benutzerdaten sowie die Internetadresse für Ihre smartdocu®-Instanz eingeben.

Danach steht Ihnen die Anwendung bereit!

Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen.

Um den Gesamtvertrag zu kündigen, klicken Sie in der Anwendung in den Einstellungen auf „Meine Kundendaten“. Dort finden Sie die Schaltfläche „Kündigung Gesamtvertrag“.

Wir stehen Ihnen jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung. Unseren Support erreichen Sie über:

Telefon: +49 8664-74833-007

E-Mail: info@smartdocu.de

Zudem finden Sie umfangreiche Anleitungen in unserem Hilfebereich.

  • Monatliche und jährliche Zahlungsoptionen: Möglichkeit der monatlichen Zahlung, mit jährlichen Rabatten.
  • Zufriedenheitsgarantie: Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen.
  • Zusätzliche Module: Optionale Module können jederzeit hinzugefügt werden.
  • Keine versteckten Kosten: Über die Lizenzgebühren hinaus fallen keine weiteren Kosten an. Sie können beliebig viele Nutzer anlegen und IT-Systeme hinterlegen.
  • Flexibilität und Anpassung: Unsere Lizenzmodelle ermöglichen es Ihnen, die Nutzung entsprechend Ihrer Anforderungen anzupassen, mit umfangreichen Funktionserweiterungen und der Möglichkeit, Inhalte an spezifische Anforderungen der GoBD anzupassen.

Wichtige Hinweise:

  • Die genauen Lizenzpreise und Konditionen finden Sie auf unserer Preisübersicht. Diese finden Sie auf der Anmeldeseite, nachdem Ihre E-Mail bestätigt wurde. Bitte beachten Sie, dass alle Preise zzgl. gesetzlicher USt. angegeben sind.
  • Sie erhalten bei erfolgreicher Registrierung automatisch Zugriff auf alle smartdocu-Module.
  • Das passende Lizenzpaket kann in der Software gewählt und bei Bedarf angepasst werden. Bei den Paketpreisen handelt es sich um pauschale Preise, die unabhängig von der Anzahl der Mandanten gelten.

Whitepaper

Verfahrensdokumentation nach GoBD

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Erfahren Sie wichtige Informationen rund um die Themen GoBD und Verfahrensdokumentation.  Der Download ist für Sie kostenlos und nicht an weitere Verpflichtungen geknüpft!

Gern unterstützen wir Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation!

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  • Sie Unterstützung benötigen bei der Verbesserung Ihrer Prozesse und der IT-Struktur.

  • Sie Unterstützung bei der Dokumentation von komplexen IT-Strukturen benötigen.

  • Sie wissen möchten, welche öffentlichen Zuschüsse für Beratungsleistungen im Bereich Verfahrensdokumentation möglich sind.

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