Digitale Notfallakte als Geschäftsmodell für Steuerkanzleien
Von Marcus Römer
Die Digitalisierung bietet Steuerberatern neue Möglichkeiten, sich als kompetente und vertrauenswürdige Partner ihrer Mandanten zu positionieren. Eine davon ist die digitale Notfallakte, die im Falle eines plötzlichen Ausfalls des Unternehmers oder eines anderen Notfalls wichtige Informationen und Dokumente bereithält, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.
Was beinhaltet eine digitale Notfallakte?
Eine digitale Notfallakte ist eine elektronische Sammlung von Daten und Unterlagen, die für den Fortbestand eines Unternehmens oder einer Praxis im Notfall relevant sind. Dazu gehören beispielsweise:
- Vollmachten und Verfügungen
- Bankverbindungen und Zugangsdaten
- Verträge und Vereinbarungen
- Kunden- und Lieferantendaten
- Versicherungen und Mitgliedschaften
- Steuerliche und rechtliche Angelegenheiten
Die digitale Notfallakte kann auf einem sicheren Server oder in der Cloud gespeichert werden und ist nur für berechtigte Personen zugänglich. Sie sollte regelmäßig aktualisiert und geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Gegebenheiten entspricht.
Welche Vorteile hat eine digitale Notfallakte für Steuerberater?
Eine digitale Notfallakte bietet Steuerberatern mehrere Vorteile:
- Sie können ihren Mandanten einen zusätzlichen Service anbieten, der ihnen Sicherheit und Vertrauen gibt.
- Sie können die Bindung zu ihren Mandanten stärken und neue Mandanten gewinnen.
- Sie können sich ein neues Geschäftsfeld erschließen, beispielsweise als Testamentsvollstrecker.
Wie kann man eine digitale Notfallakte erstellen?
Um eine digitale Notfallakte zu erstellen, sind folgende Schritte erforderlich:
- Analyse der individuellen Situation des Mandanten und seiner Risiken
- Auswahl der relevanten Daten und Unterlagen für die digitale Notfallakte
- Digitalisierung der Daten und Unterlagen mit geeigneten Tools
- Speicherung der digitalen Notfallakte auf einem sicheren Medium oder in der Cloud
- Festlegung der Zugriffsrechte und der Freigabeprozesse
- Kommunikation mit dem Mandanten über die Inhalte und den Nutzen der digitalen Notfallakte
- Aktualisierung und Überprüfung der digitalen Notfallakte in regelmäßigen Abständen
