GoBD und Compliance einfach erklärt: Worauf Unternehmen achten sollten

Die Begriffe „GoBD“ und „Compliance“ tauchen zunehmend im geschäftlichen Kontext auf und können gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) komplex erscheinen. Doch was genau verbirgt sich dahinter, und warum sind diese Themen so wichtig? In diesem Beitrag erklären wir, was die GoBD bedeuten, was unter Compliance zu verstehen ist und warum beide Elemente für ein regelkonformes und zukunftssicheres Unternehmen entscheidend sind. 

Was sind die GoBD? 

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und gelten für alle Unternehmen, die steuerrelevante Daten erfassen und speichern. Die wichtigsten Anforderungen umfassen: 

1. Unveränderbarkeit: Daten müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden können.
2. Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen klar dokumentiert und nachvollziehbar sein.
3. Ordnung und Vollständigkeit: Daten müssen vollständig und lückenlos erfasst und so abgelegt werden, dass sie bei Bedarf schnell verfügbar sind.
4. Dokumentation: Die genutzten Systeme und Prozesse müssen in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden, die den Aufbau und die Funktionsweise der IT-Systeme und Prozesse abbildet.

Diese Grundsätze betreffen die meisten Geschäftsprozesse und IT-Systeme, die steuerlich relevante Daten erzeugen, verarbeiten oder speichern, z. B. Buchhaltungssoftware, Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme. 

Was bedeutet Compliance? 

Compliance bedeutet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und unternehmensinternen Regelungen. Im steuerlichen Kontext umfasst Compliance insbesondere die Einhaltung der GoBD sowie steuerlicher Vorgaben, da Verstöße schnell zu Problemen mit den Finanzbehörden führen können. Unternehmen sollten u.a. sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten korrekt und ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert werden. 

Wie können Unternehmen GoBD und Compliance sicherstellen? 

Die GoBD und Compliance müssen keine Hürden sein, wenn sie systematisch umgesetzt werden. Hier ein paar grundlegende Schritte: 

1. Verfahrensdokumentation erstellen: Alle IT-Systeme und Prozesse, die steuerrelevante Daten verarbeiten, sollten dokumentiert werden. Dies schafft Klarheit und stellt sicher, dass bei einer Steuerprüfung schnell die erforderlichen Informationen bereitgestellt werden können.
2. Regelmäßige Schulungen und Kontrollen: Mitarbeiter, die mit steuerlich relevanten Prozessen arbeiten, sollten regelmäßig geschult werden. Zusätzlich sind Kontrollen (z. B. im Rahmen eines Steuer-IKS) sinnvoll, um Fehler zu vermeiden.
3. Einsatz geeigneter Software: Software, die den GoBD-Vorgaben entspricht und Manipulationen verhindert, ist für eine steuerkonforme Buchführung unerlässlich. Viele Anbieter bieten Lösungen an, die die Anforderungen bereits integriert haben.