Risiken der Digitalisierung im Unternehmen: Worauf Sie bei IT-Systemen achten sollten
Januar 2025
Von Marcus Römer
Die Digitalisierung bietet Unternehmen enorme Vorteile – von effizienten Arbeitsabläufen bis hin zu besseren Datenanalysen. Doch das reibungslose Zusammenspiel von IT-Systemen birgt auch Risiken, besonders in Hinblick auf die Einhaltung der GoBD-Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die zunehmende Vernetzung und der Einsatz von Schnittstellen können die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Daten beeinträchtigen und erfordern besondere Aufmerksamkeit.
Herausforderungen bei der Integration von IT-Systemen
Viele Unternehmen setzen heute auf eine Kombination aus Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssystemen, Kassensystemen und weiteren digitalen Tools, die oft durch Schnittstellen miteinander kommunizieren. Diese Schnittstellen ermöglichen den Datenaustausch und vereinfachen den Alltag, jedoch besteht die Gefahr, dass durch fehlerhafte oder ungesicherte Datenübertragungen wichtige Informationen verloren gehen oder unvollständig verarbeitet werden. Solche Fehler könnten unbemerkt bleiben und schwerwiegende Konsequenzen haben, da sie die steuerliche Richtigkeit der Daten gefährden.
GoBD-Konformität im Zusammenspiel der Systeme
Die GoBD verlangt, dass steuerrelevante Daten unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig aufgezeichnet werden. Im Zusammenspiel vieler Systeme kann jedoch die Datenintegrität gefährdet sein, wenn beispielsweise fehlerhafte Schnittstellen die Daten manipulieren oder Sicherheitslücken im System Angriffe von außen begünstigen. Die Folge: Es wird schwierig, eine durchgängige Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit sicherzustellen – beides zentrale GoBD-Anforderungen.
Risiken durch unzureichende Systemdokumentation
Ein weiteres Risiko der Digitalisierung ist die oft fehlende oder unvollständige Dokumentation der genutzten IT-Infrastruktur. Eine aktuelle und vollständige Verfahrensdokumentation ist jedoch erforderlich, um sicherzustellen, dass die eingesetzten Systeme und Prozesse den GoBD entsprechen. Fehlt diese Dokumentation, könnten die Finanzbehörden im Rahmen einer Prüfung die GoBD-Konformität anzweifeln, was zu einer Steuerzuschätzung führen kann.
Fazit
Die Digitalisierung bringt Unternehmen erhebliche Vorteile, doch das Zusammenspiel der Systeme und der Einsatz von Schnittstellen müssen sorgfältig kontrolliert und dokumentiert werden, um Risiken zu minimieren und die GoBD-Vorgaben einzuhalten. Unternehmer sollten daher darauf achten, dass alle Systeme gut integriert, die Schnittstellen sicher und alle Prozesse in einer Verfahrensdokumentation festgehalten sind.
