smartdocu Ratgeber

Übersicht aller GoBD-relevanten IT-Systeme

für die Verfahrensdokumentation

Inhaltsverzeichnis

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Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen eine detaillierte Dokumentation der IT-Systeme, die für die Buchführung und Steuererklärung genutzt werden. Dies umfasst sowohl Hardware- als auch Software-Komponenten. Hier eine (nicht abschließende) Übersicht:

1. Hardware-Systeme

Server

Zweck: Speicherung und Verwaltung von Buchhaltungsdaten und steuerlich relevanten Unterlagen.

Beschreibung: Hardware-Spezifikationen, Konfigurationen, Betriebssysteme, Datensicherungs- und Backup-Strategien.

Workstations/PCs

Zweck: Durchführung von Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben.

Beschreibung: Hardware-Spezifikationen, verwendete Betriebssysteme, installierte Software und Sicherheitsvorkehrungen.

Scanner

Zweck: Digitalisierung von Papierbelegen für die elektronische Archivierung.

Beschreibung: Typ, Modell, technische Spezifikationen, Integration in das Dokumentenmanagement-System (DMS).

Netzwerkgeräte

Zweck: Sicherstellung der Netzwerkkommunikation und Datenübertragung.

Beschreibung: Router, Switches, Firewalls, Netzwerksicherheitseinstellungen, Zugriffskontrollen.

Drucker

Zweck: Ausdruck von Dokumenten und Belegen.

Beschreibung: Typ, Modell, Funktionen, Integration in die Dokumentenarchivierung.

Externe Festplatten

Zweck: Sicherstellung der Datensicherung durch lokale Backup-Lösungen.

Beschreibung: Speicherkapazität, Backup-Strategien, Verschlüsselung, Backup-Routinen

NAS-Systeme (Network Attached Storage)

Zweck: Zentralisierte Datensicherung und -zugriff über das Netzwerk.

Beschreibung: Speicherkapazität, Netzwerkzugriff, Backup-Management, Sicherheitsfunktionen.

Cloud-Backup-Lösungen

Zweck: Fernsicherung von Daten zur Absicherung gegen Datenverlust.

Beschreibung: Anbieter, Speicherkapazität, Backup-Intervalle, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen.

Kassen

Zweck: Erfassung und Speicherung von Transaktionen in Einzelhandels- oder Gastronomiebetrieben.

Beschreibung: Typen von Kassensystemen (z.B. klassische Registrierkassen, moderne POS-Systeme), Modelle, Funktionen zur Transaktionsverarbeitung, Integration in die Buchhaltungssoftware, Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen.

2. Software-Systeme

Buchhaltungssoftware

Zweck: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Buchhaltungsdaten.

Beschreibung: Software-Version, Funktionen, Schnittstellen zu anderen Systemen, Datensicherung, Updates und Wartung.

Warenwirtschaftssysteme (ERP)

Zweck: Verwaltung von Waren- und Lagerbeständen, Bestellwesen, Rechnungsstellung.

Beschreibung: Systemarchitektur, Integration in die Buchhaltungssoftware, Funktionen, Schnittstellen, Datensicherung.

Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)

Zweck: Erstellung, Versand und Empfang von E-Rechnungen.

Beschreibung: E-Rechnung-Standard (z.B. ZUGFeRD, XRechnung), Software-Version, Integrationspunkte, Sicherheitsmaßnahmen.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

Zweck: Archivierung, Verwaltung und Zugriff auf elektronische Dokumente.

Beschreibung: Systemarchitektur, Funktionen (Versionierung, Zugriffskontrollen, Suchfunktionen), Aufbewahrungsrichtlinien, Backup-Strategien.

Backup- und Archivierungssysteme

Zweck: Sicherstellung der Datenintegrität und Verfügbarkeit durch regelmäßige Backups und langfristige Archivierung.

Beschreibung: Backup-Methoden (voll, inkrementell, differentiell), Backup-Intervalle, Aufbewahrungsfristen, Wiederherstellungsprozeduren.

Steuerliche Compliance-Software

Zweck: Unterstützung bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Erstellung von Steuererklärungen.

Beschreibung: Funktionen zur Steuerberechnung, Datenimport/-export, Integration in Buchhaltungssoftware, Updates und rechtliche Änderungen.

IT-Sicherheitslösungen

Zweck: Schutz der IT-Systeme vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.

Beschreibung: Antivirus-Software, Verschlüsselungslösungen, Zugriffskontrollen, Sicherheitsprotokolle, Monitoring-Tools.

Reporting- und Analyse-Tools

Zweck: Erstellung von Berichten und Analysen für steuerliche und betriebliche Zwecke.

Beschreibung: Funktionen zur Berichtserstellung, Datenintegration, Dashboards, Datenschnittstellen.

Kassensysteme

Zweck: Erfassung und Speicherung von Transaktionen in Einzelhandelsumgebungen.

Beschreibung: Typen (z.B. POS-Systeme), Funktionen, Integration in die Buchhaltung, Sicherheitsvorkehrungen.

E-Commerce-Plattformen

Zweck: Abwicklung von Verkaufsprozessen in Online-Shops.

Beschreibung: Plattform-Typen (z.B. Magento, Shopify), Funktionen zur Transaktionsverarbeitung, Integration in die Buchhaltung und Zahlungsabwicklung.