Verfahrensdokumentation professionell und effizient erstellen – mit Expertenunterstützung und Fördermitteln
smartdocu Consulting
Spezialisierte Berater helfen Ihnen weiter.
Die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Buchführung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind klar: Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Prozesse transparent, nachvollziehbar und dokumentiert darzulegen.
Gerade in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt fällt es vielen Unternehmen schwer, die geforderten Verfahrensdokumentationen rechtssicher zu erstellen und aktuell zu halten – insbesondere unter Berücksichtigung von Softwareeinsatz, IT-Sicherheit, Datenschutz und steuerrelevanten Prozessen.
Unsere Leistungen
Schritt für Schritt zur fertigen Verfahrensdokumentation
Mit unserer methodischen Herangehensweise und dem Einsatz der Software smartdocu führen wir Sie sicher und effizient durch den gesamten Dokumentationsprozess.
1. Einrichtung der Softwarelösung smartdocu
Wir richten die Software smartdocu in Ihrer Systemumgebung ein und passen sie an Ihre individuellen Anforderungen an. Damit schaffen wir die technische Grundlage für eine strukturierte, digital unterstützte Verfahrensdokumentation – inklusive Zugriffsrechte und Rollenverteilung.
2. Festlegung der Projektbeteiligten und Zuständigkeiten
Ein klar definierter Projektablauf mit benannten Verantwortlichkeiten ist entscheidend für den Erfolg. Gemeinsam identifizieren wir die relevanten internen Beteiligten und stimmen Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten ab.
3. Analyse Ihrer finanzwirtschaftlichen Prozesse
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen alle relevanten Prozesse entlang folgender Themenfelder:
- Hardware und Software (inkl. Cloud-Speicher, Schnittstellen, Datenaustausch)
- Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit
- Berechtigungskonzepte und Datenzugriffe
- IT-Notfallkonzepte und Softwarefreigaben
- Tax Compliance (steuerliche Ordnungsmäßigkeit)
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung von Belegen (Papier und digital)
- Steuerrelevante IT-Systeme (z. B. Faktura, Fibu, Kasse)
4. Unterstützung bei der Dokumentation
Wir überführen die gemeinsam erarbeiteten Inhalte in eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation in smartdocu.
5. Abschlussaudit und Finalisierung
Bevor wir das Projekt abschließen, prüfen wir die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation.
6. Übergabe der fertigen Verfahrensdokumentation
Sie erhalten eine vollständige Verfahrensdokumentation – bereit für die nächste Betriebsprüfung. Auf Wunsch schulen wir Ihr Team im Umgang mit smartdocu für zukünftige Aktualisierungen.
Lassen Sie uns sprechen – Ihr Weg zur Verfahrensdokumentation
Egal, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen vertreten oder als Steuerkanzlei Ihre Mandanten professionell begleiten wollen: Wir beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen zurück.
Ihre Investition
Die Kosten richten sich grundsätzlich nach der Art und dem Umfang der im Unternehmen eingesetzten IT-Infrastruktur. Wir erstellen Ihnen gern ein Angebot!
Außerdem: Im Regelfall können unsere Beratungsleistungen mit 50% bis 80% bezuschusst werden!
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert, wie steuerrelevante Geschäftsprozesse in einem Unternehmen ablaufen – von der Belegentstehung bis zur Archivierung. Sie zeigt auf, welche Systeme und Prozesse eingesetzt werden, wer verantwortlich ist und wie die Ordnungsmäßigkeit sichergestellt wird.
Für wen ist die Verfahrensdokumentation verpflichtend?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation bereitzuhalten – unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Bei Betriebsprüfungen wird sie regelmäßig angefordert.
Was passiert, wenn keine oder nur eine unvollständige Dokumentation vorliegt?
Fehlende oder unzureichende Dokumentationen können zu Hinzuschätzungen und steuerlichen Nachteilen führen. Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil der steuerlichen Ordnungsmäßigkeit.
Wie lange dauert ein typisches Projekt zur Erstellung der Verfahrensdokumentation?
Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse ab. In der Regel dauert ein Projekt zwischen 4 und 6 Wochen.
Was ist smartdocu und wie hilft es mir?
smartdocu ist eine spezialisierte Softwarelösung zur strukturierten Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen. Sie vereinfacht die Dokumentation durch Mustertexte und intuitive Benutzerführung.
Werde ich als Steuerkanzlei in den Prozess eingebunden?
Wenn Sie möchten, integrieren wir Sie selbstverständlich in den Erstellungsprozess oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation.
Ihr Partner für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen
Die Beratung erfolgt durch das Team der smartdocu Consulting GmbH oder durch unser starkes Netzwerk ausgewählter, qualifizierter und sehr netter Experten.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen zurück.