GoBD-konforme Verfahrensdokumentation für Unternehmen

Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung aller steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen mit Hilfe von IT-Systemen abgebildet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, die Warenwirtschaft oder der E-Mail-Verkehr. Die Verfahrensdokumentation soll einen Überblick über die Entstehung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung der digitalen Daten und Belege im Unternehmen geben. Außerdem soll sie ein internes Kontrollsystem enthalten, das die Einhaltung der Vorgaben überwacht.

Ja! Jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung elektronisch führt oder auch nur elektronische Belege verwendet muss eine Verfahrensdokumentation erstellen und diese bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt schriftlich vorlegen können. Dies gilt auch für Kleinunternehmen! Betriebliche Größenerleichterungen oder Branchenausnahmen existieren nicht.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die von der Finanzverwaltung im Jahr 2014 erlassen wurden. Denn die GoBD-Richtlinien besagen, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung vollständig und lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein muss. Und in einer Verfahrensdokumentation halten Sie genau fest, welche technischen und organisatorischen Schritte in Ihrem Unternehmen dafür sorgen, dass alle steuerrelevanten Prozesse und Unterlagen im Sinne der GoBD nachvollziehbar und nachprüfbar sind.

Die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation wird häufig im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert. Können Sie dabei keine oder nur eine unvollständige Verfahrensdokumentation vorlegen, besteht die Gefahr, dass sich der Prüfer keinen Überblick über alle steuerrelevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen kann. Damit verstoßen Sie gegen die GoBD-Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Halten Sie sich aber nicht an diese gesetzlichen Vorgaben, kann es zu einer Hinzuschätzung von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn kommen.

Unter anderem ist dringend anzuraten, dass

• Sie in rechnungswesen-nahen Bereichen Software einsetzen, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Die Software muss eine lückenlose und unveränderbare Erfassung und Speicherung der Daten gewährleisten.
• Sie eine aktuelle und aussagekräftige Verfahrensdokumentation bereitstellen.
• Sie alle steuerrelevanten Belege und Unterlagen in elektronischer Form revisionssicher aufbewahren. Dazu zählen nicht nur Rechnungen oder Kassenbons, sondern auch E-Mails, PDFs oder andere digitale Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre.
• Sie den Datenzugriff der Finanzverwaltung ermöglichen. Das bedeutet, dass sie die steuerrelevanten Daten auf Anforderung des Betriebsprüfers auf einem Datenträger zur Verfügung stellen müssen, so dass dieser sie IT-gestützt auswerten kann. Dabei müssen sie die Auswertbarkeit der Daten sicherstellen, indem sie sie in einem standardisierten Format übergeben oder eine entsprechende Beschreibung liefern.

Im Internet findet man Mustervorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Hierbei ist jedoch dringend zu beachten, dass diese Vorlagen nicht automatisch zum Ziel führen, da sie im Regelfall nur einen Teil des benötigten Inhalts abbilden. Bei der Verwendung von Word- oder PDF-Vorlagen ist außerdem zu beachten, dass diese in Bezug auf systematische Aktualisierungen und Änderungsprotokolle als eher kritisch zu beurteilen sind.

smartdocu ist eine Cloud-Anwendung und wurde für die arbeitsteilige Erstellung von Verfahrensdokumentationen konzipiert. Steuerkanzleien können in smartdocu beliebig viele Mandanten anlegen und gemeinsam mit ihnen an der Verfahrensdokumentation arbeiten. Der Aufbau von smartdocu ist jedoch so einfach und smart, dass Mandanten/Unternehmen die Verfahrensdokumentation weitestgehend in Eigenregie erstellen können. Auch können Unternehmen sich für eine eigenständige smartdocu-Instanz registrieren und ihre Verfahrensdokumentation eigenständig erstellen. smartdocu ist für alle Branchen einsetzbar.

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Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen.

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• Keine versteckten Kosten: Über die Lizenzgebühren hinaus fallen keine weiteren Kosten an. Sie können beliebig viele Nutzer anlegen und IT-Systeme hinterlegen.
• Flexibilität und Anpassung: Unsere Lizenzmodelle ermöglichen es Ihnen, die Nutzung entsprechend Ihrer Anforderungen anzupassen, mit umfangreichen Funktionserweiterungen und der Möglichkeit, Inhalte an spezifische Anforderungen der GoBD anzupassen.

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