Was sind die GoBD und was bedeuten sie für mein Unternehmen?
Von Marcus Römer
Was bedeutet „GoBD“?
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind seit dem 01.01.2015 in Kraft und haben die bisherigen Regelungen der GoBS und der GDPdU abgelöst .
Für wen gelten die GoBD eigentlich?
Die GoBD sind wichtig für alle Unternehmen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind und steuerrelevante Daten elektronisch erfassen, bearbeiten oder archivieren. Die GoBD stellen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchführung und der dazugehörigen Unterlagen. Außerdem regeln sie den Zugriff der Finanzverwaltung auf die elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Warum sollte ich die GoBD unbedingt beachten?
Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, ihre Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise kann die Effizienz und Transparenz der Buchhaltung erhöhen, Fehler vermeiden und das Risiko von Steuernachzahlungen oder Sanktionen reduzieren.
Was muss ich unbedingt beachten, um GoBD-konform zu arbeiten?
– Sie müssen in rechnungswesen-nahen Bereichen Software einsetzen, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Die Software muss eine lückenlose und unveränderbare Erfassung und Speicherung der Daten gewährleisten.
– Sie müssen eine aktuelle und aussagekräftige Verfahrensdokumentation bereitstellen.
– Sie müssen alle steuerrelevanten Belege und Unterlagen in elektronischer Form aufbewahren. Dazu zählen nicht nur Rechnungen oder Kassenbons, sondern auch E-Mails, PDFs oder andere digitale Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre.
– Sie müssen den Datenzugriff der Finanzverwaltung ermöglichen. Das bedeutet, dass sie die steuerrelevanten Daten auf Anforderung des Betriebsprüfers auf einem Datenträger zur Verfügung stellen müssen, so dass dieser sie IT-gestützt auswerten kann. Dabei müssen sie die Auswertbarkeit der Daten sicherstellen, indem sie sie in einem standardisierten Format übergeben oder eine entsprechende Beschreibung liefern.
– Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den GoBD: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=3
– Die Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu den GoBD: https://www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html
