Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzbehörde die Verfahrensdokumentation heranziehen, um steuerrelevante Abläufe, Systeme, Zuständigkeiten und Kontrollen nachzuvollziehen. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, entstehen Rückfragen und mögliche formelle Beanstandungen.
Nach den GoBD führt eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation allein jedoch nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung. Entscheidend ist, ob dadurch Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt sind. Eine Schätzung setzt die gesetzlichen Voraussetzungen des § 162 AO und eine Würdigung des konkreten Einzelfalls voraus; eine pauschale Zuschätzungsquote lässt sich daraus nicht ableiten.
Praktische Empfehlung
Dokumentieren Sie die tatsächlich eingesetzten Systeme und Abläufe, benennen Sie Verantwortlichkeiten und halten Sie Änderungen versioniert fest. So lässt sich im Prüfungsfall erklären, wie steuerrelevante Daten entstehen, verarbeitet, kontrolliert und aufbewahrt werden.
Mit der Software für Verfahrensdokumentation lassen sich Verantwortlichkeiten und steuerrelevante Prozesse strukturiert abbilden und laufend pflegen.
Amtliche Quellen und weiterführende Hinweise
Quellen zuletzt geprüft am 27. Juli 2026. Die Darstellung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.